Wie Routinen dein Team unterstützen oder ausbremsen können

Als Teamleiter kennst du sicherlich die Bedeutung von Routinen für den Erfolg deines Teams. Doch nicht alle Routinen sind gleich wertvoll. Heute möchte ich dir dabei helfen, hilfreiche und nicht hilfreiche Routinen zu erkennen, um dein Team auf den Weg zum Erfolg zu bringen.

Inspiriert von James Clears Buch Die 1%-Methode (englisch: Atomic Habits) und dem Buch Der 2-Stunden-Chef von Inga Klasing werden wir uns ansehen, wie kleine Veränderungen in den täglichen Abläufen zu großen Erfolgen führen und dir den nötigen Freiraum für deine strategischen Aufgaben schaffen können.

Was sind Routinen?

Routinen sind wiederkehrende Verhaltensweisen oder Abläufe, die deinen Arbeitsalltag strukturieren und dir helfen, Energie und Ressourcen zu sparen. Die richtigen Routinen geben dir und deinen Teammitgliedern Sicherheit, Stabilität und Verlässlichkeit – steigern so das Vertrauen in eure Zusammenarbeit, da klar ist, was jeder vom anderen erwarten kann. Sie fördern Effizienz, Qualität, Kommunikation und die Motivation. Unproduktive Routinen hingegen bewirken oft das Gegenteil – im schlimmsten Fall schränken sie sogar eure Kreativität ein und unterdrücken so die Innovationsfähigkeit deines Teams.

Beispiele für hilfreiche Routinen

1. Regelmäßige Team-Meetings: Ein festgelegter Zeitpunkt für Meetings schafft Klarheit und fördert die offene Kommunikation. Hier bekommt jeder die nötigen Informationen, die derjenige für seinen Beitrag zum Ergebnis braucht. Nutze diese Zeit für Updates, Feedback und zur Klärung offener Fragen.

2. Klare Zielsetzungen: Setze klare, erreichbare aber auch fordernde Ziele und überprüfe diese regelmäßig. Dies hilft deinem Team, fokussiert und motiviert zu bleiben. Nicht fordernde Ziele beschränken das Entwicklungspotenzial deiner Mitarbeitenden. Unterforderte Mitarbeitende neigen eher zur (inneren) Kündigung.

3. Feedback-Kultur: Etabliere eine Kultur des offenen und konstruktiven Feedbacks. Regelmäßige Rückmeldungen fördern die Weiterentwicklung und das Vertrauen innerhalb des Teams. Dazu gehören auch die Feedbacks zu den jeweiligen Arbeitsständen. Klare Feedbackregeln fördern das Vertrauen des Delegierenden in die Leistung des Auftragsempfängers. Je anspruchsvoller oder neuer eine Aufgabe ist, desto kürzer sollten die Feedbacksequenzen sein.

4. Rituale zur Wertschätzung: Kleine Rituale wie das Feiern von Erfolgen oder das Anerkennen von besonderen Leistungen stärken den Teamgeist und die Motivation. Die Wertschätzung ist ein (fast) kostenloser Beitrag, um deine Mitarbeitenden nachhaltig auch intrinsisch zu motivieren und ihnen zu zeigen, dass ihre Arbeit dir wichtig ist und Bedeutung hat.

5. Pausenzeiten einhalten: Regelmäßige Pausen sind wichtig, um die Produktivität und Kreativität zu erhalten. Ermutige dein Team, diese Pausen auch wirklich zu nutzen. Lebe es aktiv vor und achte auch auf deine Auszeiten.

Beispiele für nicht hilfreiche Routinen

1. Endlose Meetings ohne Ergebnis: Meetings, die kein klares Ziel oder Ergebnis haben, verschwenden wertvolle Zeit und frustrieren alle Beteiligten. Das ist wie ein Fußballspiel, bei dem du der Trainer bist, aber keinem das Ziel oder den Spielstand sagst. Mit welcher Stimmung werden deine Mitarbeiter wieder an den Arbeitsplatz gehen?

2. Mikromanagement: Ständige Kontrolle und Eingriffe in die Arbeit deines Teams können deren Eigeninitiative und Kreativität ersticken. Vertrauen in die Fähigkeiten deines Teams ist entscheidend, um deren Verantwortungsübernahme zu fördern.

3. Kommunikationschaos: Unstrukturierte Kommunikation, wie ständige E-Mail-Fluten oder unklare Anweisungen, führen zu Missverständnissen, Überschneidungen in den Arbeitsbereichen und Ineffizienz.

4. Überstundenkultur: Eine Routine, die ständige Überstunden erfordert, kann zu Burnout und Unzufriedenheit führen. Achte darauf, dass dein Team eine gesunde Work-Life-Balance bewahren kann, in dem sie selbst priorisieren und umsetzen können.

5. Fehlende Nachbereitung: Verzichtest du darauf, nach Projekten oder Meetings eine Nachbetrachtung durchzuführen, bleiben wertvolle Erkenntnisse ungenutzt. Dieser Schritt hilft, aus Erfahrungen zu lernen, hilfreiche Routinen einzuführen und sich stetig zu verbessern. Sie gibt deinen Mitarbeitenden auch die Gewissheit, dass du dich für ihre Arbeit interessierst und diese als werthaltig wahrnimmst.

Die 1%-Methode anwenden

James Clear beschreibt in Die 1%-Methode, wie kleine, kontinuierliche Verbesserungen zu erheblichen Erfolgen führen können. Hier sind einige Prinzipien aus dem Buch, die du in deinem Team anwenden kannst:

1. Kleine Veränderungen vornehmen: Fokussiere dich auf kleine, aber kontinuierliche Verbesserungen. Eine 1%-Verbesserung zu einem Thema jeden Tag kann langfristig zu großen Erfolgen führen.

2. Gewohnheiten attraktiv machen: Gestalte hilfreiche Routinen so, dass sie für dein Team attraktiv und motivierend sind. Wenn sie keinen Sinn für sich darin sehen, werden sie nicht für die Umsetzung und Beibehaltung der neuen Gewohnheit sorgen.

3. Hindernisse entfernen: Reduziere Hindernisse, die die Umsetzung guter Routinen erschweren. Analysiere mit ihnen gemeinsam, welche sie sehen und mache es deinem Team leicht, positive Gewohnheiten zu etablieren.

4. Erfolge sichtbar machen: Visualisiere Fortschritte und Erfolge. Dies motiviert dein Team und zeigt, dass sich kontinuierliche Verbesserungen lohnen.

5. Kontinuierliches Feedback: Regelmäßiges Feedback ist essenziell. Es hilft, den Kurs zu korrigieren und sicherzustellen, dass die kleinen Veränderungen den gewünschten Effekt haben.

Wie du hilfreiche Routinen etablierst

1. Analyse und Reflexion: Nimm dir Zeit, die aktuellen Routinen in deinem Team zu analysieren. Was funktioniert gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche davon unterstützen und welche schränken ein? Bist du bereit, den Preis dafür zu zahlen?

2. Einbindung des Teams: Binde dein Team in den Prozess der Routine-Analyse und -Entwicklung ein. Durch ihre Beteiligung erhöhst du ihre Akzeptanz und ihr Engagement für neue Routinen.

3. Kleine Schritte: Führe neue Routinen schrittweise ein. Zu viele Veränderungen auf einmal können überwältigend sein und Widerstand hervorrufen. Suche dir die Routine mit dem größten Einfluss raus. Welche Ausprägung brauchst du, um dein Ziel zu erreichen? Besprich mit deinem Team, auf welche kleinen Schritte ihr euch erst einmal konzentrieren wollt.

4. Kontinuität: Bleibe konsequent. Neue Routinen brauchen Zeit, um sich zu etablieren. Es ist wie das Anlegen eines neuen Trampelpfades – nur wenn du ihn regelmäßig gehst, wirst du ihn erkennen und ihm folgen können. Die alte Routine ist noch da und zieht dich wie in einem Sog immer wieder zurück – mach dir bewusst, welchen Zugewinn deine neuen Routinen für dich bereithalten und gehe bewusst den neuen Weg, bis er sich so natürlich anfühlt wie das Schnürsenkelbinden oder Zähneputzen.

5. Feedback einholen: Frage regelmäßig nach Feedback zu den neuen Routinen. So kannst du sicherstellen, dass sie den gewünschten Effekt haben und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Dein nächster Schritt

Wenn du lernen möchtest, wie du gezielt hilfreiche Routinen in deinem Team etablieren und dich als Führungskraft weiterentwickeln kannst, bin ich hier, um dich zu unterstützen. Als erfahrener Coach helfe ich dir, deine Rolle als Teamleiter erfolgreich auszufüllen und dein Team zum Erfolg zu führen.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Routinen