Reicht die Zeit Deines Arbeitstages nicht für Deine Aufgaben- dann ist es Zeit für eine schnelle Zeitfresser-Analyse, um Dich selbst aus der Termin-Blockade zu befreien. Denn auch wenn Du Dich als Teamleiter vielleicht oft fremdgesteuert fühlst, hast Du doch die Möglichkeit, an der einen oder anderen Stellschraube zu drehen.
Hier ein paar Fragen, die Dich Deiner Lösung ein Stück näherbringen könnten:
Deinen Kalender analysieren:
Wirf einen Blick auf Deinen Kalender – markiere Dir farbig, bei welchen Terminen Du einen echten Betrag leistest und bei welchen Du „nur anwesend“ bist.
Solltest Du Outlook verwenden, gehst Du mit der rechten Maustaste auf den Termin und suchst Dir eine Kategorie aus. Um es für Dich übersichtlicher zur gestalten, kannst Du diese auch umbenennen.
Wenn Du die farbige Markierung vorgenommen hast, bekommst Du einen schnellen Überblick, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt.
Deine Ziele analysieren:
Jetzt schreibe Deine Ziele auf einen Zettel – viele haben eine grobe Ahnung, was alles ihre Ziele sind! Wenn Du sie Dir aufschreibst, wird Dir der Umfang bewusst und Du kannst Widersprüche sichtbar machen. Sollten mehrere Ziele gegeneinander arbeiten, könntest Du das im nächsten Gespräch mit Deinem*r Vorgesetzten adressieren. Am besten mit einem eigenen Vorschlag, um Deine Lösungskompetenz zu zeigen.
Deine Termine priorisieren:
Wenn Du nun Deine Ziele geklärt hast, wirf bitte noch einmal einen Blick auf Deinen Kalender und beantworte folgende Fragen:
- Welche Deiner Termine helfen Dir und Deinem Team, Eure Ziele zu erreichen?
Wenn nicht, hast Du einen Zeitfresser gefunden – kläre mit Deinen Kollegen, ob sie den Termin übernehmen und bei Bedarf Dich und Dein Team über Relevantes informieren können. - Ist dafür wirklich ein Termin nötig oder könnten die Themen auch durch andere Medien bearbeitet werden? (z.B. Befragungen und Entscheidungen durch Vote-Abstimmungen, kurzer Austausch über einen Anruf oder Chatfunktionen, Aktualisieren des Projektstatus durch ein zentrales Dokument, in dem jeder seinen aktuellen Stand einträgt, Information über getroffene Beschlüsse per Protokoll verteilen…)
Deine Termine optimieren:
Nun folgt der letzte wichtige Schritt – die Termine, die nötig sind so zu optimieren, dass Deine Zeit wirksam eingesetzt wird, um Euch so ressourcenschonend wie möglich Euren Zielen näher zu bringen.
- Ist die Meetinghäufigkeit richtig? (reicht vielleicht ein 14-tägiger Austausch?)
- Sind die relevanten Entscheider eingeladen und anwesend?
- Ist das Ziel des Meetings den Anwesenden und deren Aufgabe vorab bekannt, damit sie sich entsprechend vorbereiten können?
Wenn ich für andere Teams die Meetings als Moderator vorbereite frage ich immer nach, wann für sie der Termin erfolgreich wäre. Mit welchem Wissen sollen die Teilnehmer anschließend das Meeting verlassen?
Verkünde die Ziele zu Beginn des Meetings, damit alle Teilnehmer im Termin ankommen. - Solltest Du selbst Teilnehmer des Termins sein, fordere eventuelle Aufgaben sowie die Agenda frühzeitig ein.
Sie hilft Dir auch bei Deiner Eigenvermarktung, wenn Du gut vorbereitet in den Termin kommst. - Definiere vorab die Rollen, wie Protokollant etc., um nicht wertvolle Meetingzeit zu verschwenden.
- Achte auf die Einhaltung der Zeit und bremse die Teilnehmer mit hohem Redeanteil ggf. etwas ein – frage nach, ob das ein gesondertes Thema ist oder überhaupt für das heutige Meeting-Ziel relevant ist.
- Nutze das Ende des Meetings für ein kurzes Feedback der Anwesenden, wie der Termin für sie war und was beim nächsten Mal ggf. besser gemacht werden kann.
- Solltest Du während des Termins feststellen, dass Du keinen wertvollen Beitrag leisten kannst, verabschiede Dich höflich und verlasse den Termin.
Du hast mit Sicherheit noch genügend andere Themen, um die so gewonnene Zeit gut zu nutzen.
Es lohnt sich, diese Zeitfresser-Analyse regelmäßig durchzuführen, weil natürlich ständig neue Themen und Termine auf uns einprasseln!
Für eine ausführlichere Analyse Deiner Energiefresser im Führungsalltag kann ich Dir noch weitere Methoden anbieten, die jedoch einer gemeinsamen Erarbeitung bedürfen. Wenn Du neugierig bist, was Du noch machen kannst, um Dir Deine Arbeit zu erleichtern, melde Dich gern bei mir für ein unverbindliches Kennenlerngespräch oder nutze mein Blitzcoaching für Deine schnelle Hilfe.
Ich freu mich auf Dich!